ワークライフバランスの重視 → 企業の効率化が進む 2017年

2017年現在、ワークライフバランスという概念が、一層重視されている。
人口減少社会の突入を既に2008年に迎えている日本。2017年4月に厚生労働省から発表された有効求人倍率は1.48倍とバブル最盛期の1.46倍を上回る数値を叩いた。
こういった背景があって、より良い職場を探して転職先を探す人も増えている。
以前、転職者が求めた重要な指標は給与であったが、昨今では給与よりも「時間」を重視される傾向がある。
「長く働いて多くの給与を得るよりも、それなりの給与で自分の時間を確保出来る」働き方つまり、ワークライフバランスを重視している人が増えているのだ。それにともなって、企業側もワークライフバランス重視するようになった。より良い働きやすい環境を作り、より少ないリソースで大きな成果を出すために「仕組み化」「効率化」を行うのがトレンドになっている。

 

個人の時間を作るために、効率的に成果の出る仕事の仕方を!

個人が時間を作るためのもっとも、簡単な方法は今の仕事の仕方を見直す事である。
本記事では、5つの効率化の秘訣を紹介したい。
あなたが管理職なら、自らの仕事の仕方と同時にメンバーの仕事の仕方を見直しにも本記事を活用して欲しい。

 

①効率化の為に出来ることが無いか定期的に考える

作業の効率化を図るためには、定期的に自らの仕事・会社の仕事の棚卸しをする必要がある。仕事を棚卸しした上で、
「今の仕事は本当に最適な方法なのか?」
「目的から逸脱した不要な作業を行っていないか?」
「何かツールを使うことで、効率化を測れないのか?」
「この仕事は本当に自分がやるべきなのか?」
と自問自答して、効率化の為に【具体的に何が出来るのか?】を探す。答えが見つかったら、実行の為の時間をスケジューリングすること。

「そんな事を考える時間があったらとっくにしている!」そんな風に考えたあなた。1ヶ月後のスケジュールは流石に空いてますね?そこに、【棚卸し・効率化の手段を考える】と記載しましょう。
もし、1ヶ月後もスケジューリングがびっちり埋まってるとしたら、誰かに助けを求めた方が良いと思う。

 

②スケジューリングは、バッファを取りつつ、毎日(今日・明日分)・週一(直近2週間〜1ヶ月分)で行う。

スケジューリングの際に考慮にいれるべきポイントが「柔軟性」と「長期の見通し」である。
仕事は1人だけで行うものではなく、チームのメンバーやクライアントの状況に対応するために「柔軟性」が必要である。
また「長期の見通し」は仕事の重要度と緊急度を見極めて、スケジューリングすることで然るべきタイミングで効率的に業務を行う為に必要である。
この2つを実現するために、
・バッファを取ること
・スケジューリングを毎日(今日・明日分)・週一(直近2週間〜1ヶ月分)で行うこと
を提案したい。バッファの時間は仕事時間の10%前後で確保し、毎日のスケジューリングは朝一、週一のスケジューリングは出来る限り未来のスケジュールを余裕をもって行う様にされたい。

 

③作業を行う前に準備をする。 ≒ 具体的にどういうことを行うか把握する時間を取る

せっかく作業の為の時間を取ったが、着手してみたら進行する上で不可欠な要素が不足していて進める事が出来ない。また、そういったものを用意する為に時間を割いてしまった結果、想定していた時間以内に完了出来ない事がある。
そういった事が起きてしまうと、「想定していた時間に作業を完了出来ない」上に「改めて時間を確保するため、他の作業を行う時間を圧迫する」という二重に無駄が発生してしまう。その為、作業に入る前にしっかりと準備を行う事が必要である。つまり【具体的にどういうことを行うか把握する時間】を取り、然るべき準備が必要であればその準備を行う時間もスケジューリングする必要がある。

 

④作業は時間を区切って行う。作業が終わったら短い休憩を取る

少しでもクオリティをあげようと、時間を区切らずに延々と同じ作業を行う人がまれに存在しているが、仕事は自分本位の趣味ではない。限られた時間の中で、最大限成果を出すのが仕事である。
その為、どんな仕事・作業であっても、きちんと時間を区切って進めて行くことが重要である。
ちなみに、想定される作業時間の120%程度確保しておけば、見込みを外しても大きなスケジューリングの変更を伴わずに業務を遂行することが可能になる。

 

⑤決断すること。「◯◯の方法を考える」等のタスクをできるだけ作らない。

【決断すること】効率的に仕事をするために最も重要な事は、もしかしたらこれかもしれない。
仕事をしていく中で、様々な「決断」に迫られる事がある。これは経営者や管理職に限らない。提案書一つ作成するにしても、「ストーリーをどうするか。」「どこを提案のポイントとするか。」「結論をどうするか。」など様々な【決断】しなければいけないことが存在している。
深く考えて、最適な答えを出すことは非常に重要だが、考えすぎて中々答えを出せないのでは時間だけを浪費してしまう。
「大抵のことは、5分考えれば結論が出る。5分で結論が出ないのであれば、結論を出すために必要な要素が足りていないのだ。」これは、ある経営コンサルタントの人が言っていた言葉だが、私もそう思う。大抵の人は「今、考える事を放棄しているだけ」で、仕事を将来の自分に押し付けてしまっている。効率的に仕事を実施するために、今出来る決断をすぐにしよう。

 

以上が、MPHが考える仕事で成果を出す・出させるための5つ秘訣になります。
是非、皆さんの仕事でも活かしてもらえると幸いです。

 

 

 

(最後に

高度経済成長以来、日本は生産高を上げるために働く時間を伸ばした。
それによって、人生における仕事時間の割合が増え、「生きるために仕事をするのでは無く、仕事するために生きる。」様な生活を送る人が増えた。こういった状態は異常だ。人生はもっと豊かなもので、仕事以外にもやるべきことが無数にある。
そういう意味で、社会的にワークライフバランスに焦点が向いていることは非常に良いことだと私は思う。
ただ、一方で働く側の人間が権利だけ主張して義務を果たしていないようにも思われる。企業は自らの存続の為にも個人を尊重し、個人も自らの人生のために企業に尽くす必要がある。自らの権利を主張するためにも、それぞれで出来る効率化を進めて行くことを提案したい。