WEBサイトは、作って公開したら終わりというわけではありません。
適切に保守管理し、WEBサイトを制作した目的の達成を目指す必要があります。

この記事では、WEBサイトの保守管理とは何か、保守管理体制を整える為に知っておくべき情報をご紹介します。

WEBサイトの保守管理はなぜ必要？

機械や建物に定期的なメンテナンスが必要なように、WEBサイトにも保守管理が必要になります。

WEBサイトは立案や設計から製作まで、手間と時間をかけて公開されます。費用ももちろんかかっているでしょう。

WEBサイトを制作した目的は、自社ブランドのアピールや集客、採用、商品販売など、企業にとって重要なものではないでしょうか。

公開してそれでおしまいではなく、WEBサイトの目的に沿って運用していく必要もあるのです。

もし保守管理の体制を整えずに放置していると、どのようなことが起こるでしょうか？ 考えられる状況を解説します。

サーバやドメインの契約が切れるとWEBサイトが表示されなくなる

まず、WEBサイトのために契約したドメインやサーバなどの契約管理は必須です。
契約内容にもよりますが、通常1年から数年単位での契約更新が必要になります。

もしも更新を忘れてしまい契約期間が切れた場合、その契約終了日からサイトは表示されなくなります。

サーバに保存していたWEBサイトのデータも、全てなくなってしまう恐れがあるので、絶対に更新を忘れてはいけません。

情報が古いままだとビジネスチャンスを逃す

WEBサイトの情報を定期的に最新のものに更新し、ユーザーに正しい情報を伝えるのもWEBサイトの目的達成のために大切な作業です。

例えば料金が昔のままで現状と合っていなかったり、現在では取り扱っていない商品を掲載していたりすると、ユーザーから問い合わせが入る可能性があります。時にはクレームが起こるかもしれません。

その問い合わせやクレーム対応で、他の業務を圧迫する可能性もあります。WEBサイトの情報を更新さえしていれば省ける業務もあるのではないでしょうか。

また、せっかくWEBサイトを訪れたユーザーが期待していた情報がなければ、すぐに離脱してしまいビジネスチャンスを失うかもしれません。

外部システムとの連携が切れるとユーザーが離脱する可能性がある

例えば問い合わせフォームや決済画面など、外部システムとの連携をしている場合があります。

せっかくユーザーが商品を購入しようとしても、決済画面でエラーが起これば離脱してしまうかもしれません。

そのため外部システムとの連携が正常にできているかを、定期的に確認する必要があります。

また、外部システムの仕様は変更される場合もあります。その仕様変更が自社のWEBサイトに影響がないか確認もしなければなりません。

最新のブラウザやデバイスへの対応ができないと表示に不具合がでる

WEBサイトを閲覧するブラウザやパソコン、スマホなどのデバイスは新しいものが次々とでてきています。

定期的に最適化をしておかなければ、「あるブラウザではWEBサイトがうまく表示されない」というケースもでてくるかもしれません。

WEBサイトは企業の顔です。適切に管理されていないWEBサイトでは、企業への信用も下がりかねません。

具体的な保守管理の内容

次に保守管理の内容をより具体的ご紹介します。

WEBに関する専門知識が必要なものもありますが、契約更新などの事務的な処理もあります。

サーバ・ドメインの契約更新管理

サーバはWEBサイトのある場所、ドメインはその場所を示す住所のような役割をしています。

多くのWEBサイトはレンタルサーバ会社と契約を結んで利用しているため、定期的な更新が必要です。また、ドメインはドメインの登録料や更新費用が発生します。

管理会社から契約更新の数ヶ月前からメールで通知が届きます。
メールを見逃して契約が切れてしまわないよう、管理者を定めておく必要があります。

サーバ証明書の更新

サーバ証明書はインターネットでのやり取りを暗号化する技術で、パスワードやクレジットカード情報などを守るために用いられます。

もしも有効期限が切れてしまったら、WEBサイトを訪れたユーザーの画面に警告が表示され、WEBサイトを閲覧できなくなってしまいます。

サーバやドメインと同様に、担当者を定め期限切れを起こさないように注意しましょう。

ＣＭＳのバージョンアップ

CMSとは、サイト制作に必要な専門知識がなくても、WEBサイトを構築、更新できるシステムのことを言います。

企業のWEBサイトも、WordPressなどのCMSを利用したものが一般的になってきています。

CMSも定期的にバージョンアップが必要です。時にはセキュリティに影響のある更新もあり、随時バージョンアップ作業を行う必要があります。

バージョンアップの際には、WEBサイトのデータをバックアップしておくなど注意点もあるため、専門知識のある担当者が行うことをお勧めします。

バージョンアップ自体は難しい作業でない場合が多いのですが、もしもバージョンアップで不具合が出た場合に、バックアップしていたデータを戻すなど、専門的な知識が必要な作業を行わなければなりません。

最新のブラウザや端末への対応

WEBサイトを閲覧するブラウザや、パソコンスマホなど端末の仕様は頻繁に変更されます。
新たな規格が広まれば、それに合わせたWEBサイトの更新が必要になります。

デザイン面の変更が必要になる場合もあるでしょう。WEB制作の専門知識がないと対応が難しい部分になります。

コンテンツの更新

写真や文章などの更新も随時していく必要があります。CMSを使用している場合、専門知識がなくても比較的簡単に対応可能な作業です。

不具合の対応

ページが表示されない、リンクが切れてしまっている、画像が表示されない、などの不具合にも対応が必要です。

そのような不具合はいつ起こるかわからないため、普段からWEBサイトを監視しておかなければなりません。不具合対応には専門知識が求められます。

メールマガジンの発行

コンテンツの更新に合わせたメールマガジンの発行も保守管理の一部です。

メールマガジンは、集客などのWEBサイトの目的を最大限に生かすために有効な手段です。メールマガジンのシステムなどを利用すると、一括で送信可能になります。

問い合わせ対応

WEBサイトのお問い合わせフォームや、メール、電話でのユーザーからの問い合わせ対応も保守管理に含まれます。

自社の商品についての問い合わせはビジネスチャンスにつながります。

商品知識のある問い合わせ担当者を置くか、問い合わせへは一次回答を行い、各部署に振り分ける業務が必要です。

対応が遅れるとユーザーからの信用を落とす場合もあるため、担当者を設定し迅速な対応をできる体制を整えましょう。

WEBサイト保守のポイント

WEBサイト保守を考えるとき、まずは次のポイントを明確にしましょう。

• 保守する範囲を決める
• 保守の運用体制を決める

保守する範囲を決める

先ほどご紹介したように、WEBサイトの保守管理作業は様々です。

サーバやドメイン、サーバ証明書の更新は必須ですが、メールマガジンの発行や最新のブラウザ、端末への対応は必須ではありません。

WEBサイトの目的と、人的リソース、費用面などを考えて保守する範囲を決めましょう。

保守の運用体制を決める

保守する範囲が決まったら、社内で運用するのか、外部に委託するのかを決めましょう。

専門知識のある人材がいれば社内での運用も可能ですが、他の業務との兼務となる場合は負担が増える恐れがあります。

一部を外部委託する場合は、どこまで委託するかも決める必要があります。

WEBサイト保守の費用相場

ホームページの保守管理に必要な費用で、必須となるのが次の費用です。

• サーバ費用

レンタルサーバの場合、容量にもよりますが、年間1万～5万ほどが相場です。

• ドメイン使用料

ドメインの種類にもよりますが、年間数千～1万円ほどかかります。

• サーバ証明書の料金

企業が利用するサーバ証明書の相場は年間5万～8万円程度です。

また、WEBサイトの保守管理を外部に委託する場合はその費用も必要です。

保守管理の依頼内容によっても費用にはばらつきがありますが、サイトの監視のみであれば月々1万円ほど、障害対応などを含めると2～3万円ほど、CMSの管理や更新などを含めると5万円ほどになります。

また、WEBコンサルティングを依頼する場合には10万円以上の費用を見込んでおきましょう。

ちなみに、WEBサイトの保守管理は自社でできないの？

WEBサイトの保守管理はセキュリティ面でも非常に重要です。
セキュリティの管理が十分でなければ、サイトが乗っ取られたり、情報漏えいしたりする可能性も決してゼロではありません。

不具合対応やシステムのアップデートなどの保守管理を全て自社で管理するのであれば、社内に専任者を置く必要があるでしょう。

WEBサイトの保守を兼務する場合、他の業務を圧迫し、担当者の負担が大きくなる恐れがあるからです。

しかし、せっかく専任者をおいても退職してしまう可能性もあります。その後、WEBサイトに詳しい適任者がすぐに見つかるとも限りません。

業務を圧迫する恐れがあること、引継ぎや人材選定の手間がかかることなどのデメリットを考えれば、費用を支払ってもWEBサイト保守運用専門のサービスに依頼するメリットが大きいことはお分かりいただけると思います。

専門の会社に任せれば、最新情報技術にも対応が可能ですし、WEBサイト改善のアドバイスを受けられるかもしれません。

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